Nieuws

Voortgang SET-UP Club

Inleiding

De voortgang van de inrichting van het Set-up plan is positief en energiek. Voor elk thema zijn kartrekkers aangewezen of hebben zichzelf aangemeld. Bijna 3 maal zo veel vrijwilligers dan een aantal maanden terug. Ook is bijna overal een tweede persoon toegevoegd, met enkele uitzonderingen zoals vertrouwenspersoon en AVG, die bij één verantwoordelijke blijven. Binnenkort komt er een overzicht op de website, zodat iedereen weet bij wie je terecht kan. 

Financiën

Zoals besproken in de ALV van Scylla blijven de financiën een uitdaging. Op 29 oktober vond een overleg plaats tussen de vier verenigingen en het bestuur van Stichting de Viervlakvlinder, en er staan ook gesprekken gepland met de gemeente. We verwachten begin 2025 (hopelijk januari) meer duidelijkheid te hebben, aangezien de samenwerking met de Vlinder Stichting complexer is dan gedacht. We vragen jullie geduld om een solide financiële basis te realiseren.

Ondanks de onzekerheid wachten we niet af. Integendeel, we werken vastberaden door aan de transformatie van Scylla naar een SET-UP club en maken daarin goede voortgang. Er zijn al veel initiatieven, al is dat nog niet met professionele begeleiding vanuit de Nevobo.

MS Teams

Het programmateam staat op het punt om alle kartrekkers te informeren over het SET-UP plan en het gebruik van MS Teams voor informatie- en documentbeheer. Alle thema’s zijn en worden hierin opgenomen en gecodeerd voor overzicht en structuur. Hieronder een voorbeeld screenshot.

Per thema hebben we:

1. Een actie-/controlelijst voor de kartrekkers.

2. Een map voor het opslaan van documenten.

3. Minimaal één kartrekker als verantwoordelijke.

Afspraken

1. Kartrekkers hebben de vrijheid om documenten naar eigen inzicht in te vullen, binnen een paar vastgestelde spelregels.

2. Alle documenten, van beleid en contracten tot lijsten en plannen, worden opgeslagen in MS Teams zodat alles centraal beschikbaar is. Bij uitval is alles voor iedereen toegankelijk.

3. We hanteren een uniforme naamgevingswijze voor bestanden (handleiding beschikbaar).

Vragen

Bij vragen, onzekerheden of twijfels: neem direct contact op met één van de onderstaande personen of de betreffende kartrekker. Laat onduidelijkheden niet liggen, en bespreek het meteen. Denk bijvoorbeeld aan het melden van een gemiste bal of een vraag over de planning.

Ook als je geen kartrekker bent, meld je bevindingen. Alleen met een open cultuur, gebaseerd op respect en waardering, kunnen we van Scylla een succesvolle SET-UP club maken.

 

Het programmateam Set up plan, Dennis van der Wiel, Jan Boeve, Chloë Bosma en Wim Rutten